Как организовать и где провести конференцию
Организация, проведение и сопровождение мероприятий с каждым годом становятся все популярнее. Это могут быть как встречи, выставки и конференции по протоколу, так и небольшие неформальные корпоративные семинары. От грамотной подготовки зависит результат. Разберемся пошагово, как проходят выставки и конференции
С чего начать подготовку к конференции?
Процесс подготовки занимает от одного месяца до года. Все зависит от масштаба. Составляющие мероприятия: тема, тип и формат, аудитория, состав спикеров, реклама, POS-материалы, брендирование, команда и персонал, финансовый расчет, место проведения, план, программа и тайминг, продвижение, приглашение и аккредитация СМИ, подведение итогов.
Теперь подробнее об основных моментах, как запланировать и готовиться к конференции. Этап подготовки – основополагающий для организатора, важно учитывать все детали и анализировать ситуацию с разных сторон. От этого зависит успех. Основа – тема и время будущего мероприятия. Тема должна быть актуальной и заинтересовать будущих спикеров и участников. Время выбирается в зависимости социально-экономической ситуации в обществе. Далее делаем анализ целевой аудитории, в зависимости от запроса переходим к выбору экспертов.
Некоторые конференции становятся провальными из-за неудачного выбора спикеров, потому что участники не получают практической информации. Чтобы было интересно делайте акцент на практиков, у которых есть реальные кейсы. Это повысит ценность. Определяемся с масштабом и формой проведения – конференция, выставка, семинар, лекция, круглый стол, бизнес-встреча. В одном мероприятии можно совместить несколько форм и тем самым сделать его разнообразным.
Назначаем дату и время. Принимаем во внимание аудиторию – ограничиваемся одним городом, приглашаем участников и из других городов. Продумываем приезд, трансфер и возможность бронирования гостиницы. В зависимости от вышеперечисленных пунктов выбираем место проведения. Учитываем размеры помещения, парковочные места, удобное расположение, наличие технического оснащения и обслуживающего персонала. После выбора места формируем смету расходов.
Далее составляем план проведения и программу, сценарных ход и определяем тайминг. Соблюдайте баланс – участники не должны устать от длительного сидения. Они пришли не только получать новую информацию, но и общаться.
Занимаемся продвижением: сайт, наружная, контекстная и таргетированная реклама, публикации в СМИ, e-mail рассылки, прямые продажи, страницы в социальных сетях и мессенджерах. Старайтесь максимально охватить потенциальную аудиторию. Параллельно разрабатываем и заказываем брендированную продукцию: папка, блокнот, ручка, бейджик, брошюры.
Продумайте до мелочей день проведения – оформление, встречу гостей, регистрацию, получение раздаточного материала, навигацию, места отдыха и кофе-брейки. Учитывайте количество персонала, который будет помогать. Для каждой зоны назначьте куратора, закрепите за мероприятием специалиста для форс-мажорных обстоятельств. Теперь подробнее остановимся как выбрать конференц зал для организации мероприятий.
Подбираем место проведения организации конференции и форума
От правильного выбора места зависит большая часть успеха. Лучше всего выбирать место проведения профессиональных конференций. Это поможет избежать подводных камней.
Теперь поговорим, как и где провести бизнес-конференцию в Казани. В LUCIANO представлено 7 площадок с различным дизайном интерьера и вместительностью от 8 до 200 человек, которые подойдут под разный формат встреч. Здесь есть возможности организации не только формальных мероприятий, но и подготовить программу для отдыха.
Универсальный конференц-зал
Организация мероприятий с вместимостью до 200 человек. Конференц зал в Казани в комплексе LUCIANO оснащён всем необходимым.
Зал VIP ROYAL
Подойдет для проведения мероприятий на 10–15 человек на самом высоком уровне –встречи, презентации, переговоры, деловые завтраки, обеды и ужины.
Зал для кулинарных мастер классов
Уютный зал для мастер-классов. Если хотите удивить гостей, то можно заказать мастер-класс от шеф-поваров ресторанов LUCIANO – уроки приготовления традиционных национальных блюд и эксклюзивных десертов.
Следующий момент – техническое оснащение. Лучше выбирать площадку, которая подготовлена для проведения бизнес-мероприятия. Тогда не придется тратить время и искать дополнительное оборудование.
Техническое оснащение конференц зала LUCIANO
Звуковое оборудование:
- - колонки в зале и на сцене
- - звуковой микшерный пульт
- - ручные радиомикрофоны
- - антенные усилители для радиомикрофонов
- - система для управления звуком
- - система для подключения дополнительного оборудования
- - пульт для управления светом
- - световые приборы заливные и со спецэффектом
- - генератор тумана для создания «дымки» на сцене
Видео оборудование:
- - лазерный проектор на 10500
- - экран для проектора 4.8м на 3 м.
- - MACBOOK PRO 15
Конференц зал в Казани в комплексе LUCIANO снабжен всем необходимым, это обеспечит профессиональный звук и свет на мероприятии. А значит и его успех.
Питание – следующий важный момент. Для организации горячего питания (обед, ужин) предусмотреть наличие кафе или ресторана. Для кофе-брейков лучше всего определить специальное помещение, где будут заранее подготовлены столы с едой и напитками. Учитываем специфику участников, есть ли особые пожелания к блюдам.
В LUCIANO представлено более 10 видов кухонь. Специалисты помогут выбрать меню для разного формата мероприятия как масштабной конференции, так и деловых переговоров бизнес-класса, учитывая предпочтения гостей. Обслуживающий персонал проходит специальную подготовку, при организации учитываются все моменты, которые могут быть в протоколе бизнес-встречи. Индивидуальный подход к каждому гостю – вот в чем успех LUCIANO!
Банкетный зал также можно подобрать в зависимости от масштаба - от 10 до 180 человек. В комплексе все создано для комфорта гостей. Банкетные залы комплекса LUCIANO:
- - Зал «Адриана» вместит до 180 человек
- - «Алиса» - небольшой, светлый и уютный зал до 30 человек
- - Зал «Дракон» в средневековом стиле рассчитан на 9 человек
- - Зал «Лебедь» в спокойных синих оттенках на 8 человек
Организация конференций и форумов в Казани
С каждым годом возрастают требования к проведению мероприятий и общения face-to-face. Во главу угла ставится эффективность, насыщенность и эмоциональный эффект. Правильный выбор имеет решающее значение. Специалисты комплекса LUCIANO 11 лет профессионально занимаются подготовкой и организацией официальных и неформальных мероприятий как регионального и федерального, так и международного уровня.
Квалифицированный персонал окажет помощь в разработке концепции, сделает детальный расчет бюджета и оперативную смету, забронирует отель для иногородних участников, технически подготовит зал, обеспечит транспортное обслуживание и трансферы, организует питание, отдых и тимбилдинг для гостей. В LUCIANO возьмут на себя решение многих задач, чтобы все прошло на самом высоком уровне.
Любое мероприятие – это новые встречи и знакомства, где завязываются не только деловые контакты, а также соединяются судьбы людей. Традиционно, кто один раз побывал в LUCIANO – возвращается сюда не только для проведения бизнес-встреч, но и для организации семейных мероприятий – свадеб, дней рождений, юбилеев. Банкетный зал для свадьбы один из самых востребованных. LUCIANO – место, в которое хочется возвращаться!
